Sygnaliści

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnetrznych wpływających do Urzędu Miejskiego w Suchaniu oraz podejmowania działań następczych - obowiązuje od 25 grudnia 2024 r.

1. Jeśli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie zewnętrzne do organów Gminy Suchań tj. do Burmistrza Suchania lub Rady Miejskiej w Suchaniu następującymi sposobami (kanałami zgłoszeń), które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:

• w postaci papierowej - w zamkniętej kopercie dostarczonej na adres: Urząd Miejski w Suchaniu, ul. Pomorska 72, 73-132 Suchań, z dopiskiem ,,Zgłoszenie zewnętrzne do ………………………... (wpisać organ: Burmistrz Suchania lub Rada Miejska w Suchaniu) – do rąk własnych dla Sekretarza”,  
• w postaci elektronicznej - za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@suchan.pl – zgłoszenia kierowane do Burmistrza,
• w postaci elektronicznej - za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sygnalista.rada@suchan.pl – zgłoszenia kierowane do Rady Miejskiej,
• w formie zgłoszenia ustnego – na wniosek sygnalisty zorganizowane zostanie bezpośrednie spotkanie w miejscu zapewniającym dyskrecję i poufność, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Rozmowa będzie protokołowana.

Jeżeli jest to możliwe, złóż zgłoszenie zewnętrzne z wykorzystaniem powyższych kanałów zgłoszeń. Takie zgłoszenie zapewnia poufność.

W przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia zachęcamy do skorzystania ze wzoru Zgłoszenia o naruszeniu prawa.

2. Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki (warunki):

• jesteś osobą fizyczną,
• zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
• informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracę, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie:

• ochrony informacji niejawnych
• tajemnicy zawodowej zawodów medycznych oraz prawniczych,
• tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa – art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalisto pamiętaj, że możesz ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonujesz zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca -  art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów.

3. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie sprawdzane przez upoważnionego pracownika z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:

• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (w ciągu 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia) – chyba że sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie,
• wstępna weryfikacja zgłoszenia,
• podjęcie czynności w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa,
• w uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postepowania wyjaśniającego zgłoszenie może zostać przekazane jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia,
• kontakt z sygnalistą – jeżeli istnieje potrzeba udzielania dodatkowych wyjaśnień,
• informacja zwrotna do sygnalisty (w ciągu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia) o podjętych w ramach postępowania czynnościach,
• informacja zwrotna dla sygnalisty (w ciągu 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia) o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego,
• gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, zgłoszenie przekazane zostanie niezwłocznie – nie później jednak niż w terminie 14 dni – do organu właściwego.

Informacje o naruszeniach prawa zgłaszane anonimowo pozostają bez rozpatrzenia.

4. Celem zachowania poufności organ zapewnia, że:

• dostęp do danych sygnalisty, kanałów zgłoszeń i rejestru zgłoszeń mają wyłącznie pracownicy upoważnieni,
• wobec danych sygnalisty stosuje się pseudonimizację,
• dostęp do dokumentacji dotyczącej zgłoszeń oraz postępowań następczych jest ograniczony, dokumenty przechowywane są w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
• dane przekazywane drogą elektroniczną są wcześniej szyfrowane,
• na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego zamiast danych sygnalisty jest stosowany przypisany identyfikator,
•  dane sygnalisty nie zostaną ujawnione na wniosek stron lub uczestników postępowania,
• dane sygnalisty nie zostaną umieszczone w rozdzielnikach dokumentów.

5. Dane osobowe sygnalisty przetwarzane są w oparciu o następujące zasady:

• dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych
• sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości,
• zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi prze organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, poinformujemy sygnalistę o powodach ujawnienia,

• dane osobowe sygnalisty będą ujawniane tylko i wyłącznie w okolicznościach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów,
• dane osobowe sygnalisty będą przechowywane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego,
• dane osobowe przechowywane są przez  okres 3 lat,
• administrator zbiera tylko niezbędne dane osobowe, dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane.

6. Po otrzymaniu zgłoszenia podjęte zostaną działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

• postępowanie wyjaśniające,
• przeprowadzenie kontroli,
• wszczęcie postepowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia,
• działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych,
• zamknięcie realizowanego postepowania.

7. Pomoc prawna dla sygnalistów

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, w punkcie znajdującym się przy ul. Kard. A. Hlonda 1 w Suchaniu – w siedzibie Gminnego Domu Kultury, w dniach i godzinach pracy punktu.

Osobą upoważnioną do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych jest Sekretarz.

Sygnalisto przysługuje Ci ochrona prawna przed stosowaniem działań odwetowych.

Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa – zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych. 

8. Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Rzecznik Praw Obywatelskich

ul. Solidarności 77

00-090 Warszawa

https://bip.brpo.gov.pl

Formularz do bobrania:

Zgłoszenie o naruszeniu prawa

Klauzula informacyjna dla sygnalisty

Klauzula informacyjna dla sygnalisty - rada

Klauzula informacyjna dla osoby wskazanej w zgłoszeniu

Klauzula informacyjna dla osoby wskazanej w zgłoszeniu - rada